Un progetto di gestione della manutenzione di asset immobiliari necessita di un'attività di inserimento dati iniziale e in itinere consistente. Il successo del progetto, inteso come costante capacità di una struttura manageriale di gestire gli eventi manutentivi e di pianificare le iniziative di miglioramento, richiede una raccolta di dati puntuale relativa a:
- variazioni anagrafiche e inventariali dell'asset e degli annessi impianti tecnologici: variazioni geometriche delle planimetrie, di posizionamento degli impianti e gestione degli spazi, ecc...;
- collaudi di accettazione e dismissioni di impianti in genere;
- rapporti di lavoro stilati dalle imprese fornitrici di servizi manutentivi;
- piani di manutenzione e lavori programmati eseguiti;
- verifiche di sicurezza e controlli funzionali degli impianti;
- software installati sugli apparati IT e caratteristiche hardware degli stessi;
- guasti e avarie presentatesi, attività di ripristino, ecc...
- documenti tecnici: monografie, manuali d'uso e manutenzione, materiale fotografico, file .dwg, documentazione legata a processi concessori, DIA, ecc...
- contratti di manutenzione stipulati per i servizi tecnici ricevuti dalla ditte fornitrici;
- documenti di trasporto;
- ordini inviati a terzi;
- fatture ricevute dai fornitori a fronte delle richieste di intervento di manutenzione e/o degli ordini di lavoro programmati eseguiti;
- altre informazioni utili per la gestione tecnico/ manutentiva
IB, consapevole dello sforzo operativo che i propri clienti e/o i loro manutentori pongono in essere per aggiornare costantemente la base dati di InfoFACILITY®, offre loro un servizio di data entry che, personalizzato in base alle reali esigenze, permette di ottenere la certezza dell'attendibilità delle informazioni contenute nel software e l'affidabilità delle analisi e estrazioni dati conseguenti. Ciò permette alle strutture tecniche immobiliari, spesso sottodimensionate per valori numerici e competenze specifiche, di dedicarsi alle attività di analisi, pianificazione e controllo, delle attività manutentive, delegando a IB l'onere di aggiornare e mantenere la basi dati in modo costante.
Il servizio di data entry infatti e strettamente collegato all'offerta di un servizio di controllo e monitoraggio dei dati che permetta all'ingegneria del nostro cliente di:
- ottenere una statistica puntuale relativa agli interventi manutentivi effettuati sul patrimonio immobiliare e gli annessi impianti tecnologici, ai guasti rilevati, ai tempi di lavorazione ottenuti, ecc...;
- verificare le prescrizioni contrattuali stipulate con i fornitori e imputare agli stessi eventuali attività di manutenzione addebitate erroneamente al committente;
- monitorare le performance del service di manutenzione e quelle dei fornitori;
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- variare le politiche manutentive sulla base dei risultati della gestione tecnica;
- verificare i reali carichi di lavoro del personale manutentivo e tecnico interno ed esterno;
- valutare la congruità economica dei contratti di manutenzione, specie quelli full risk, nonché la loro sostenibilità per il futuro;
- pianificare gli investimenti in asset futuri sulla base dei dati storici presenti su InfoFACILITY® la cui attendibilità dipende esclusivamente dalla "bontà" dei dati caricati".
Il servizio di data entry rivolto al settore FACILITY è erogato dalla Business Unit di IB ad esso dedicata che procede a:
- definire le logiche di codifica del materiale documentale e fotografico da caricare su InfoFACILITY®;
- definire la classificazione delle tipologie di intervento manutentivo (lavori a guasto, programmati, verifiche funzionali) e la codifica di ogni singola attività eseguita al fine di ottenere le statistiche e le analisi dei dati desiderate;
- definire le metodologie operative più adeguate per strutturare il servizio di data entry: es. scansione rapida dei documenti presso il cliente, codifica degli stessi sul data center di IB e caricamento dei dati presso la sede di IB da parte di personale specialistico;
- eseguire, presentare e controllare l'attività di data entry per conto della struttura tecnica del cliente.
L'esperienza maturata da IB nella proposta del servizio di data entry ci permette di poter affermare che tale attività è solo apparentemente di "basso profilo" in quanto dalla qualità dello stesso dipende la riuscita effettiva di un progetto di gestione degli Asset. I nostri clienti sono soliti sottovalutare l'importanza della qualità "day by day" del caricamento dati e dell'aggiornamento periodico delle informazioni.
Partendo da questa considerazione, IB vuole sensibilizzare le aziende per quali presta servizio su questi temi e proporre loro una soluzione software completa di fornitura di servizi quali il data entry per la gestione tecnico manutentiva.
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