Dagli investimenti in ricerca e sviluppo di IB, volti all'efficientamento dei processi di gestione della manutenzione ospedaliera, nasce la sinergia con gli enti ospedalieri e l'applicazione della "digital pen" in ambiti diversi da quelli analizzati in partenza. IB, che da tempo studia e sviluppa applicazioni che impiegano la "penna digitale", ha individuato sin da subito in questo device uno strumento capace d'innovare alcuni processi organizzativi, ridurre i tempi di scansione, interpretazione e trascrizione dei documenti cartacei e ottimizzare i costi di gestione. Uno dei primi progetti nel mondo sanitario è stato avviato in Emilia Romagna, Regione che tra le prime ha emesso delle "raccomandazioni" che prevedono la compilazione di checklist di sala operatoria. L'ospedale Morgagni-Pierantoni di Forlì ha iniziato la sperimentazione dell'uso della check list con la penna a lettore ottico nell'agosto 2010: in pratica un infermiere referente pone a tutti i componenti dell'equipe varie domande presenti su un modulo predefinito - ad esempio "Il sito dell'intervento è stato marcato?" o "Il conteggio finale di garze, aghi e altro strumentario chirurgico è corretto?" - barrando le caselle in base alle risposte ricevute. Ed ecco la vera innovazione: per vistare le varie voci viene utilizzata una speciale penna digitale con lettore ottico in grado di acquisire in tempo reale tutti i dati, che vengono poi scaricati direttamente nei data-base. Il sistema abbatte il rischio di errore di scrittura e trascrizione e al tempo stesso fornisce dati per analisi successive.

Il funzionamento della digital pen si basa sulla stampa su appositi moduli cartacei composti da una micro retinatura, attraverso la quale il dispositivo di lettura, dotato di telecamera, apprende la sua posizione nel documento, acquisisce un'immagine e la trasforma in file vettoriale, la trasmette ad un server che la traduce sia in un .pdf che riproduce quanto scritto, sia in un file .xml contenente il dato analitico su cui è possibile effettuare elaborazioni statistiche.

Si è visto che dove si utilizzano checklist in generale, diminuiscono, ad esempio, sia le complicanze sia le infezioni del sito chirurgico. I paesi anglosassoni sono stati fra i primi a recepire questa innovazione, mentre in Italia la nostra Regione Emilia Romagna sta facendo da apripista con l'adozione dello strumento tecnologico, e al momento anche l'Ospedale Maggiore di Bologna si è voluto dotare del sistema.

Il progetto è stato presentato lo scorso novembre al 5° Forum Risk Management di Arezzo come tra i più innovativi in sanità.